BEVOR SIE STARTEN
Ist Ihre Excel-Rechnung bereit für die Automatisierung? Das sollten Sie wissen.
Ihr gewohntes Rechnungsdesign kann bleiben. Bevor Rechnungen automatisch erstellt werden, muss die Excel-Datei jedoch dafür vorbereitet sein.
Vielleicht haben Sie längst eine Excel-Rechnung mit Logo, Bankdaten und einer gewohnten Tabelle. Und möchten dieses Layout nicht in einem anderen Rechnungsgenerator nachbauen.
Das verstehen wir. Deshalb beginnt InvoiceLab mit Ihrer Excel-Datei. Eine ausgefüllte Rechnung ist aber nicht dasselbe wie eine Vorlage, die sich automatisch befüllen lässt.
Eine einfache Datei ist oft schnell vorbereitet. Bei komplexen Arbeitsmappen kann deutlich mehr Aufwand entstehen. Wir zeigen, worauf es ankommt und wo Sie Hilfe finden.
Ausgefüllte Rechnung
Vorbereitete Vorlage
Programmieren müssen Sie nicht. Excel-Grundkenntnisse helfen.
Eine Tabelle auszufüllen und ihren Aufbau zu verstehen, sind zwei verschiedene Dinge. Vielleicht ändern Sie täglich Beträge, haben aber nie Zellen verbunden oder Druckeinstellungen angepasst.
Für eine eigene Vorlage sollten Sie die Grundlagen zu Zeilen, Spalten, Formatierung, verbundenen Zellen und Druckvorschau kennen.
Ist Ihnen das noch fremd? Sie können InvoiceLab trotzdem kennenlernen — zum Beispiel mit einer fertigen Vorlage aus der Dokumentation. Ein komplexes eigenes Layout kann jedoch Übung, Zeit oder Unterstützung erfordern.
InvoiceLab automatisiert das Ausfüllen. Den Aufbau der Datei sollte man trotzdem verstehen.
Warum nicht einfach jede fertige Rechnung hochladen?
Ausgefüllte Rechnung
Vorbereitete Vorlage
{{invoice.number}}Wenn Sie Ihre Rechnung öffnen, erkennen Sie sofort die Rechnungsnummer, den Kunden und den Gesamtbetrag. Sie wissen, was geändert werden muss.
Der Anwendung müssen Sie erklären, welche Angaben variabel sind und welche Teile unverändert bleiben sollen. „Invoice No.“ ist beispielsweise eine feste Feldbezeichnung, die Nummer daneben der variable Wert.
Dafür enthält eine vorbereitete Vorlage spezielle Variablen. Sie zeigen InvoiceLab, an welcher Stelle welche Daten eingesetzt werden.
Sie müssen diese Variablen nicht selbst entwickeln. Alle unterstützten Angaben und Beispiele stehen in der Dokumentation.
Ihr Design bleibt. Die vorbereitete XLSX-Datei zeigt der Anwendung, wo neue Daten hingehören.
Ein paar Excel-Details machen den Unterschied
Eine Datei kann in Excel perfekt aussehen und sich beim automatischen Befüllen oder beim PDF-Export trotzdem anders verhalten.
Verbundene Zellen
Mehrere Zellen bilden einen größeren Bereich. Praktisch für Adressen, aber manchmal schwierig beim Einfügen neuer Zeilen.
Wiederholbare Positionen
Heute zwei Leistungen, morgen zehn. Die Tabelle muss wachsen können, ohne das Layout zu beschädigen.
Druckbereich
Papierformat, Ränder und Skalierung bestimmen den Seitenumbruch und das Aussehen der PDF.
Sie müssen nicht alle Excel-Funktionen beherrschen. Wichtig ist zu wissen, dass manche Details Aufmerksamkeit brauchen.
Sie müssen das nicht allein herausfinden
In InvoiceLab finden Sie ausführliche, thematisch gegliederte Anleitungen statt eines einzigen endlosen Handbuchs.
Dazu gehören Hilfen für Excel und LibreOffice, Erklärungen zu Variablen, Positionstabellen, häufige Fragen und Lösungswege bei Problemen.
Es gibt auch fertig vorbereitete XLSX-Beispiele. Nach der Anmeldung können Sie eine Datei herunterladen, in InvoiceLab hochladen und eine Testrechnung erstellen — noch bevor Sie Ihre eigene Vorlage bearbeiten.
Weitere Beispielvorlagen sind geplant.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Von den Grundlagen bis zu Excel und LibreOffice.
Fertige XLSX-Beispiele
In der App herunterladen und eine Testrechnung erstellen.
FAQ und Fehlerbehebung
Antworten auf typische Fragen und Probleme.
Und die automatische Vorbereitung?
Der Excel Template Adapter (Beta) versucht, vorhandene XLSX-Dateien für die Wiederverwendung vorzubereiten. Er ist kein Universalkonverter. Komplexe Layouts können manuelle Änderungen erfordern; das Ergebnis muss immer geprüft werden.
Starten Sie mit einem Beispiel. Ihre eigene Vorlage kann der nächste Schritt sein.