ANTES DE EMPEZAR
¿Tu factura en Excel está lista para automatizarse? Esto es lo que debes saber.
Puedes conservar el diseño de tus facturas. Pero antes de generarlas automáticamente, conviene entender qué implica preparar una plantilla de Excel.
Quizá ya tienes una factura en Excel con logotipo, datos bancarios y una tabla de productos o servicios que funciona como quieres. ¿Para qué rehacerla en otro programa?
Lo entendemos. Por eso InvoiceLab parte de tu propio archivo de Excel. Aunque una factura ya rellenada no es lo mismo que una plantilla preparada para completarse automáticamente.
Un archivo sencillo puede llevar poco trabajo. Uno complejo puede requerir bastante más. Te contamos qué esperar y dónde encontrar ayuda.
Factura rellenada
Plantilla preparada
No necesitas programar. Pero conocer Excel ayuda.
Rellenar una hoja y entender cómo está construida son dos cosas distintas. Puede que cambies importes a diario sin haber usado nunca celdas combinadas o ajustes de impresión.
Para preparar tu diseño te vendrá bien conocer filas, columnas, formatos, celdas combinadas y vista previa de impresión.
¿Todo esto te resulta nuevo? También puedes probar InvoiceLab con un ejemplo preparado de la documentación. Eso sí, adaptar tu propia plantilla compleja puede requerir práctica, tiempo o ayuda.
InvoiceLab automatiza el rellenado, pero no sustituye conocer la estructura del documento.
¿Por qué no basta con subir cualquier factura?
Factura rellenada
Plantilla preparada
{{invoice.number}}Abres tu archivo habitual y reconoces enseguida el número, el cliente y el total. Tú sabes qué hay que cambiar.
La aplicación necesita indicaciones: qué datos cambian y qué elementos deben mantenerse igual. Por ejemplo, «Invoice No.» es una etiqueta fija; el número de al lado es un valor variable.
Por eso las plantillas preparadas utilizan variables especiales, que indican a InvoiceLab dónde insertar cada dato.
No tienes que programar ni inventar estas variables. La documentación incluye las admitidas y ejemplos claros.
Tu diseño se mantiene. El XLSX preparado indica dónde colocar los nuevos datos.
Algunos detalles de Excel importan mucho
Una hoja puede verse perfecta en Excel y comportarse de otra manera al rellenarse automáticamente o al exportarla a PDF.
Celdas combinadas
Varias celdas forman una zona grande. Son útiles para direcciones, pero pueden complicar la inserción de filas.
Filas repetidas
Hoy dos servicios, mañana diez. La tabla debe ampliarse sin romper el diseño.
Área de impresión
El papel, los márgenes y la escala afectan al PDF, los saltos y las páginas en blanco.
No hace falta dominar todos los detalles de Excel. Basta con saber que existen y a veces requieren atención.
No tendrás que resolverlo todo por tu cuenta
Dentro de InvoiceLab encontrarás documentación detallada y dividida en temas, no un manual interminable.
Hay guías de Excel y LibreOffice, explicaciones de variables, tablas de conceptos, preguntas frecuentes y soluciones a problemas habituales.
También hay ejemplos de plantillas XLSX ya preparadas. Al iniciar sesión puedes descargar uno, subirlo a InvoiceLab y generar una factura de prueba antes de trabajar en tu propio archivo.
Seguiremos ampliando los ejemplos disponibles.
Guías paso a paso
Desde lo básico hasta Excel y LibreOffice.
Ejemplos XLSX preparados
Descarga un ejemplo desde la aplicación y pruébalo.
Preguntas y soluciones
Respuestas a dudas y problemas habituales.
¿Y la preparación automática?
Excel Template Adapter (beta) es una ayuda opcional que intenta preparar archivos XLSX existentes. No es un conversor universal. Las hojas complejas pueden necesitar cambios manuales y siempre hay que revisar el resultado.
Empieza con un ejemplo. Pasa a tu propio Excel cuando te sientas preparado.