AVANT DE COMMENCER
Votre facture Excel est-elle prête pour l’automatisation ? Voici l’essentiel.
Vous pouvez garder la présentation de vos factures. Mais pour automatiser leur création, il faut d’abord préparer votre modèle Excel.
Vous avez peut-être déjà une facture Excel avec votre logo, vos coordonnées bancaires et un tableau de prestations bien à vous. Pas envie de la recréer dans un autre outil ?
On vous comprend. InvoiceLab part de votre propre fichier Excel. Mais une facture déjà remplie et un modèle conçu pour être complété automatiquement, ce n’est pas tout à fait la même chose.
Un fichier simple sera parfois facile à préparer. Un classeur complexe peut demander plus de travail. Voici à quoi vous attendre et où trouver de l’aide.
Facture remplie
Modèle préparé
Pas besoin de coder. Mais connaître Excel aide vraiment.
Remplir un tableau et comprendre sa structure, ce sont deux choses différentes. Vous modifiez peut-être des montants chaque jour sans jamais toucher aux cellules fusionnées ou aux paramètres d’impression.
Pour préparer votre propre modèle, mieux vaut connaître les bases des lignes, colonnes, formats, cellules fusionnées et aperçus avant impression.
Ces notions sont nouvelles pour vous ? Vous pouvez quand même essayer InvoiceLab avec un exemple prêt à l’emploi de notre documentation. Un modèle personnel complexe peut cependant demander du temps ou l’aide d’une personne à l’aise avec Excel.
InvoiceLab automatise la saisie. Comprendre la structure du fichier reste important.
Pourquoi ne pas simplement importer n’importe quelle facture ?
Facture remplie
Modèle préparé
{{invoice.number}}Quand vous ouvrez votre facture habituelle, vous voyez tout de suite le numéro, le client et le total. Vous savez quelles informations changer.
L’application, elle, a besoin de savoir quelles valeurs changent et quels éléments doivent rester fixes. Par exemple, « Invoice No. » est un libellé permanent ; le numéro à côté est une valeur variable.
On utilise donc des variables dans le modèle préparé. Elles indiquent à InvoiceLab où insérer les bonnes données.
Inutile de programmer ou d’inventer ces variables : la documentation contient la liste prise en charge et des exemples.
Votre mise en page reste. Le modèle XLSX indique simplement où placer les nouvelles données.
Quelques détails Excel qui changent tout
Un document impeccable dans Excel peut se comporter autrement lorsqu’il est rempli automatiquement ou converti en PDF.
Cellules fusionnées
Plusieurs cellules deviennent une seule zone. Pratique pour les adresses, moins simple quand il faut ajouter des lignes.
Lignes répétées
Deux prestations aujourd’hui, dix demain : le tableau doit pouvoir s’agrandir sans se déformer.
Zone d’impression
Format, marges et échelle déterminent les sauts de page et le résultat PDF.
Pas besoin de maîtriser toutes les subtilités d’Excel. L’essentiel est de savoir qu’elles existent.
Vous n’avez pas à tout comprendre seul
Dans InvoiceLab, vous trouverez une documentation détaillée, organisée par sujets, et non un seul manuel interminable.
Guides Excel et LibreOffice, variables, tableaux de lignes, questions fréquentes, solutions aux problèmes courants : chaque sujet a sa place.
Il existe aussi des exemples de modèles XLSX déjà préparés. Une fois connecté, vous pouvez en télécharger un, l’importer dans InvoiceLab et créer une facture test avant de travailler sur votre propre modèle.
Nous comptons enrichir progressivement cette bibliothèque.
Guides pas à pas
Des bases aux réglages Excel et LibreOffice.
Exemples XLSX prêts à utiliser
Téléchargez un exemple dans l’application et testez-le.
FAQ et dépannage
Des réponses aux questions et difficultés courantes.
Et l’adaptation automatique ?
Excel Template Adapter (bêta) est un assistant facultatif qui tente de préparer un XLSX existant. Ce n’est pas un convertisseur universel. Les fichiers complexes peuvent nécessiter des corrections manuelles ; le résultat doit toujours être vérifié.
Commencez par un exemple, puis passez à votre fichier quand vous le souhaitez.