ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ
Ваш Excel готов к автоматизации? Вот что важно знать заранее.
Вы можете сохранить собственный дизайн инвойса. Но прежде чем создавать документы автоматически, важно понять, как подготовить Excel-шаблон.
Возможно, у вас уже есть Excel-инвойс с логотипом, реквизитами и привычной таблицей товаров или услуг. И вы совершенно не хотите переделывать его в очередном конструкторе.
Мы понимаем. Именно поэтому InvoiceLab работает с вашими Excel-макетами. Но готовый инвойс и шаблон для автоматического заполнения — не одно и то же.
Подготовка может быть небольшой, а для сложных документов — довольно серьёзной. Расскажем, к чему стоит быть готовым и где получить помощь.
Заполненный инвойс
Подготовленный шаблон
Знать программирование не нужно. А вот Excel — желательно.
Уметь заполнять таблицу и понимать, как она устроена, — разные навыки. Вы можете каждый день менять даты и суммы, но никогда не настраивать печать или объединение ячеек.
Для подготовки собственного макета пригодятся основы работы со строками и столбцами, форматированием, объединёнными ячейками и предварительным просмотром печати.
Если что-то из этого пока незнакомо, InvoiceLab всё равно можно попробовать — например, на готовом образце из документации. Но сложный собственный шаблон может потребовать обучения, времени или помощи более опытного пользователя Excel.
InvoiceLab автоматизирует заполнение документа, но не отменяет необходимости понимать его структуру.
Почему нельзя просто загрузить любой готовый инвойс?
Заполненный инвойс
Подготовленный шаблон
{{invoice.number}}Вы открываете привычный Excel и сразу видите номер инвойса, покупателя и итоговую сумму. Для вас очевидно, какие значения нужно заменить.
Программе нужно объяснить, где находятся изменяемые данные, а что должно остаться неизменным. Например, «Invoice No.» — постоянная подпись поля, а номер рядом — изменяемое значение.
Для этого в подготовленном шаблоне используются специальные переменные. Они указывают InvoiceLab, какие сведения подставлять в нужные ячейки.
Вам не нужно программировать или придумывать эти переменные: их список и примеры приведены в подробной документации.
Вы сохраняете дизайн. Подготовленный XLSX объясняет приложению, как использовать новые данные.
У Excel есть особенности, о которых стоит знать
То, что красиво выглядит в Excel, не всегда автоматически превращается в правильный инвойс. Вот три типичных момента, которые влияют на результат.
Объединённые ячейки
Несколько ячеек могут выглядеть как одна большая область. Это удобно для адресов и названий, но иногда усложняет добавление новых строк.
Таблица позиций
Сегодня две услуги, завтра десять. Таблица должна позволять добавлять позиции, сохраняя правильное расположение и оформление.
Область печати
Размер бумаги, поля и масштаб определяют, как Excel-инвойс будет выглядеть в PDF, включая переносы и лишние страницы.
Не нужно знать все тонкости Excel. Важно понимать, что они существуют и иногда требуют внимания.
Вам не придётся разбираться во всём самостоятельно
Внутри InvoiceLab есть подробная документация, разбитая на отдельные понятные темы. Это не одна бесконечная инструкция.
Вы найдёте руководства для Excel и LibreOffice, объяснения переменных, правила для таблиц, вопросы и ответы, разборы проблем и примеры.
А ещё там есть уже подготовленные XLSX-шаблоны. После входа в приложение их можно скачать, загрузить в InvoiceLab и создать тестовый инвойс — даже прежде, чем вы разберётесь со своим документом.
Мы будем дополнять библиотеку примеров, чтобы знакомиться с разными макетами было проще.
Пошаговые руководства
От основ до особенностей Excel и LibreOffice.
Готовые XLSX-примеры
Скачайте образец внутри приложения и попробуйте создать инвойс.
FAQ и решения проблем
Ответы на распространённые вопросы и типичные сложности.
А как насчёт автоматической адаптации?
Есть Excel Template Adapter (beta) — дополнительный помощник, который пытается подготовить существующий XLSX для повторного использования. Это не универсальный конвертер: сложные или нестандартные файлы могут потребовать ручной работы, а результат нужно обязательно проверить.
Начните с готового примера. Затем переходите к своему Excel в удобном для вас темпе.